Organización de archivos

Una vez elaboradas las Tablas de retención Documental, debe realizarse la implementación de las mismas en los archivos de gestión, garantizando la gestión oportuna, pertinente y de calidad. Lo anterior nos genera series y subseries documentales organizadas y descritas para ser transferidas al archivo central, con lo cual recuperamos un espacio físico valioso en las oficinas.


ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS


  • 1. Clasificación

    Por cada área productora de documentos, se clasifican los documentos según las series y subseries. Posteriormente los documentos se depuran, retirando y eliminando los documentos que no son de archivo.

  • 2. Ordenación

    Los documentos se ordenarán cronológicamente de forma ascendente Posteriormente los expedientes físicos se preservan en carpetas. La foliación aplica a todas las series registradas en las Tablas de Retención Documental.

  • 3. Descripción

    Los expedientes en conjunto con las unidades de conservación, deben ser identificados con un rótulo impreso y adherido con pegante o adhesivo.

  • Una vez creado el expediente, este debe ser incluido en el respectivo Formato Único de Inventario Documental – FUID

  • Posteriormente hacer la Transferencia al Archivo Central, una vez cumplido su tiempo de Gestión definido en las Tablas de Retención Documental

  • Una vez recibidas las transferencias, se procede a almacenar los expedientes en las cajas de archivo (cajas X200).

  • Finalmente se ubican las cajas en los estantes fijos o rodantes.